“Az élet elég hosszú, sőt bőségesen elegendőn időt kaptunk a legjelentősebb dolgok véghezvitelére, ha az egészet jól osztjuk be.” Lucius Annaeus Seneca (Ókori római filozófus)
Manapság mindenki annyira elfoglalt – néha túlságosan is.. Sokan a karantén alatt, még elfoglaltabbak lettek, annak ellenére, hogy rengeteg aktivitást ki kellett iktatni az életükből.
Érdekes módon a költéseinkre, és vásárlásainkra rendkívüli mértékben odafigyelünk, de amikor a saját szabadidőnkről van szó, sokszor végig se gondoljuk hogyan és mire költjük. A ‘költjük’ szót használtam, hiszen mindenkinek az egyik legfőbb ‘elkölthető’ valutája a saját idővel való rendelkezés.
Pénz vagy idő
Az idő alatt a tradicionális szabadidőt és a munkával és tanulással töltött időnek azt a részét is érdemes felmérni, amit mi magunk tervezhetünk be.
Sokszor gondolkodás nélkül rámondjuk az igen-t az utólag feleslegesnek tűnő; meetingekre, projektekre, találkozókra, és sokszor;
- Mindent sürgős feladatként kezelünk.
- Az e-mailünk és telefonunk minden értesítésére válaszolni akarunk azonnal.
- Nem akarunk delegálni, az eredmény minőségének biztosítása miatt.
- Olyan feladatokat végzünk, amit egy gép vagy program elvégezhetne helyettünk.
Az elköltött pénzzel ellentétben az idő visszanyerhető.
Bronnie Ware – egy amerikai kórházi nővér, aki kifejezetten rákos betegekkel foglalkozott rengeteg halálos ágyán levő beteget megismert. Könyvében összefoglalta, hogy egységesen a legjobban egy dolgot bántak meg a halálos ágyukban fekvő emberek: ’Túl keményen és túl sokat dolgoztak.’
A jó, hír, hogy a kevésbé hasznosan töltött időt könnyedén visszaszerezhetjük.
Az első lépés az időmilliomos élethez elismerni, hogy aki okosan használja ki a munkaidőt, azt megilleti a szabadidő luxusa is. Ehhez először elengedhetetlen elhinni a paradoxont, miszerint többet is eltudsz érni kevesebb idő alatt.
Ha úgy döntesz, hogy visszaszereznéd a szabadidőd, ezek a megoldások segíthetnek:
Mi az óradíjad?
Először érdemes elhelyezni magadban; milyen értékesnek tartod az időd? Ha óradíjban kellene kifejezni a különböző feladattípusokkal eltöltött időd; 1000Ft/óra, 10.000Ft/óra vagy 100.000ft/óra-díjban számolnád?
Például; ha számlákat állítasz ki a vállalkozásodban, és kézzel írod a mai napig a számláidat, ez valószínűleg 1000Ft/óradíj értékű munkának számítana. Viszont, ha már befektetsz egy számlázórendszerbe, az időd sokkal hasznosabban kihasználod, és 10.000Ft/óradíj értékre konvertáltad idődet. Ha rengeteg számla készül, amit már az automatizált rendszered kezel, és kiszervezett könyvelő vagy beosztott végzi ezt a feladatot, az érték felugorhat akár 100.000Ft/óra értékre is.
“Az időm felét” – Gyakran ezt a választ kapom amikor felteszem a kérdést: ‘Az időd hány százalékát töltöd 1000Ft/órás feladatokkal?’. Sokszor a feltevésre, miszerint; miért nem delegálod, szervezed ki vagy szervezed jobban a feladataid, hogy több szabadidőd legyen, a válasz ironikusan: ‘Nincs időm rá’.
Először be kell fektetned időt (és sokszor pénzt is!), hogy több időt nyerhess, ami hosszú távon több időt szabadít fel. Érdemes végiggondolni a jellemző feladatcsoportokat, és azok értékét.
Ha csak napi 30 percet veszítesz egy feladaton, az 15 munkanapos veszteség egy évben.
Kerüld az azonnali válaszadás típusú kommunikációt
Egyszer végig ültem egy 5 órás meetinget, ahol 14 résztvevő volt, ebből 10 résztvevőnek maximum 5 perces beszámolója volt, és ez volt a hozzáadott értékük. Természetesen sok munkahelyen elvárás az ehhez hasonló meetingeken való részvétel, de ez nem feltétlen a legproduktívabb időtöltés.
Gyakran a több személyes meetingeken, e-mail folyamokban a felelősség elveszik az emberek közt, és a produktivitás alábbhagy. Főképp a multikörnyezetben jellemző az azonnali válaszadás, azonban ha csak a magánéletünkre és közösségi média jelenlétünkre gondolunk, már mindenhol szinte kötelező azonnal választ adni, és mindenhol jelen lenni egyszerre.
Jobb megközelítés a “Majd foglalkozok vele, amikor nekem megfelel” filozófia. A valóságban sok feladat nem igényel azonnali odafigyelést, sok kérdés nem igényel azonnali választ, és nem szükséges mindig meetinget tartani. Ha valóban szükséges az azonnali válasz; akkor érdemes telefont vagy chat-et használni.
Ha mindenképp szükséges egy témát átbeszélni meeting formájában, akkor érdemes rövidebb meetingidőt használni (az átlagos fél vagy 1 óra helyett, 15 / 20 / 50 perces meetinget foglalni.)
Ne kezelj minden döntést ‘nehéz’ döntésként
Itt nem buddhista bölcseletre kell gondolni, hanem inkább logikusan végig gondolt döntéshelyzetekre.
Jeff Bezos; az amazon vezérigazgató számára két döntéskategória létezik:
- 1-es típusú döntés: Azok az óriás, visszafordíthatatlan és nagy tétű döntések, amik meghatározzák a karriert, a cég sorsát vagy a magánéletét az embernek. (pl.: belekezdj-e egy új egyetembe, megvedd-e az új autót, belekezdj egy új marketing vagy sales csatorna felépítésébe?)
- 2-es típusú döntés: Visszafordítható döntések. (Ha kudarcba fullad a végeredmény, nincs katasztrófa, még visszafordítható, kijavítható a hiba.)
Ha teljesen őszinték vagyunk magunkhoz, a legtöbb döntésünk 2-es típusú döntés. Rengeteg energiát emészt fel, ha sokat vacillálunk a második típusú döntéseken. Dönts gyorsan, ne hagyd, hogy lefárasszon a sok 2-es típusú döntés.
Próbáld meg a feladatok csoportosítását
Sokan ismerik azt az érzést, mikor szépen eltervezi az ember a napját; mikor mit fog csinálni, viszont folyamatosan zargatják ’sürgős’ és ’halaszthatatlan’ feladatokkal, a nap végén pedig semmit nem csinált meg a betervezett feladatok közül. Sokszor ez elkerülhetetlen, viszont a ’Multitaskolás’ egy mítosz, és a különböző témák közti ugrálás lefáraszt, produktivitást csökkent.
Egy jó példa a multi-tasking hátrányára: Ha épp vezetsz a városban, és közben keresed az ülésed alá beesett telefonodat akkor nem tudod a vezetést 100%-os figyelemmel folytatni.
Több kutatást végeztek a témában, és kiderült, ha komplex feladatok között kell váltogatni, rengeteg időt veszít az ember. Ha egy típusú feladatot csoportosítasz és előre megszervezed ezeknek az elvégzését külön-külön, sokkal produktívabb lehetsz. pl: e-mailek átnézése, prezentáció készítés, tanulás egyetemre, olvasás.
Előbb-utóbb mindannyian eljutunk a felismerésig: az életünk valóban nem végtelen, legyen ez a felismerés 20-30-50 vagy akár 90 évesen, de időmilliomosok mindig lehetünk.
Multitasking: Switching costs, https://www.apa.org/research/action/multitask
